Làm thế nào để quản lý quán cà phê hiệu quả?

Khi bạn là một ông chủ quản lý một quán cafe hay bất kỳ cửa hàng ăn uống nào đều phải đôí mặt với rất nhiều khó khăn như: kiểm soát nhân viên, thu chi, đầu vào nguyên vật liệu, chất lượng thức uống, doanh số hằng ngày hằng tháng, chất lượng phục vụ khách hàng…v..v. Vậy làm thế nào để giảm bớt các khó khăn, áp lực và làm thế nào để quản lý quán cafe hiệu quả nhất?. Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết bớt các khó khăn.

Có thể tựu trung trong 3 giai đoạn và quy trình kinh doanh quán cà phê như sau: Giai đoạn đầu vào, giai đoạn vận hành và giai đoạn kiểm tra, đánh giá.

Giai đoạn nguyên vật liệu đầu vào

– Thu mua hàng hóa: phải tìm đối tác cung cấp hàng hóa uy tín từ đầu vì có chính sách giá cả, giao hàng, chứng từ rõ ràng thuận tiện cho kiểm soát (ví dụ Metro, các nhà phân phối lớn, hoặc tạp hóa lớn …)

Retro Coffee – Nhà cung cấp cafe hạt rang xay uy tín

– Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định (tài sản khấu hao lớn), tài sản nhỏ.

– Phải có kho hàng để dự trữ, bảo quản và kiểm soát.

– Kiểm kê hàng hóa theo hóa đơn khi nhập hàng và nhập vào File quản lý hoặc phần mềm quản lý (lưu ý khi nhập cần phải cùng đơn vị bán: vd nhập kho là thùng sting nhưng khi nhập vào File quản lý phải theo đơn vị lon).

Giai đoạn vận hành quán cafe

– Xây dựng File tính cost đồ uống và lên giá thành (ví dụ định lượng 1kg cafe = 40 ly cafe).
– Thực hiện theo quy trình tác nghiệp phục vụ – thu ngân – pha chế.

Giai đoạn kiểm tra, đánh giá

Người quản lý có vai trò cực kỳ quan trọng trong sự thành công của các quán cafe, lựa chọn một người quản lý có kinh nghiệm, tài năng, trung thực và nhiệt huyết sẽ giúp các chủ quán giải quyết được rất nhiều vấn đề của cửa hàng.

Quản lý – người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của quán

Kiểm soát quy trình tác nghiệp

– Dựa trên bảng mô tả công việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát & đánh giá nhân sự thực hiện có đúng quy trình đưa ra không.

– Linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh.

Kiểm soát thu/chi hàng ngày

Việc kiểm tra thu – chi hằng ngày đóng vai trò rất quan trọng quá trình quản lý quán cafe hiệu quả hơn. Từ đó người chủ quán mới biết sự tăng giảm lượng khách cũng như nguyên vật liệu tại quán.

– Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.

– Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng & thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) & trên File quản lý hoặc phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng.

– Tạo ra các danh mục khoản thu/chi tách biệt để có thể quản lý được chi tiết (ví dụ: danh mục chi như: chi lương, chi trái cây, chi café, chi nước ngọt, chi sữa, chi điện/nước …)

Kiểm soát hàng hóa kho hàng

– Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.
– Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên File quản lý để đánh giá.

Các bảng báo cáo phân tích cần phải nắm

– Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm.
– Báo cáo chi phí: chi tiết theo danh mục chi phí.
– Báo cáo về thất thoát: đổ vỡ, mất mát, hàng hóa hỏng
– Dựa trên các báo cáo để nắm rõ tỷ trọng với doanh thu như nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao…, để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.

Lời kết

Trên đây là các bước cơ bản từ khâu chuẩn bị cho đến hoạt động của một quán cà phê cơ bản. Trên thực tế công việc còn phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nữa.

Để vận hành trơn tru một quán cà phê, có thể kể ra rất nhiều công việc không tên cũng như rất nhiều thứ cần chuẩn bị, tuy nhiên có thể tựu trung trong 3 giai đoạn cơ bản ở trên. Nắm vững và kiểm soát được 3 giai đoạn này sẽ giúp cho công việc kinh doanh quản lý quán cafe hiệu quả đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều.

Bạn đam mê cafe và đang mở quán cafe, chúng tôi mời bạn trải nghiệm thử cafe rang xay nguyên chất (gồm 3 mẫu: cafe Robusta, Arabica và Hỗn hợp, mỗi mẫu 100gr).

Inbox địa chỉ đến Retro Coffee để chúng tôi gửi mẫu nhé

CÔNG TY TNHH THE RETRO VIETNAM

2 Bis Nguyễn Ngọc Nhựt, Tân Phú, TP HCM

Facebook: https://www.facebook.com/retrocoffee.vn

The Retro Vietnam